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关于做好2021届毕业生档案整理及转递工作的通知

发布日期:2021-06-07    作者:     来源:     点击:

各学院:

档案整理及转递是毕业生离校工作的重要环节,档案材料关系重大,要求严格,请各学院务必认真、细致的组织,做好相关工作。按档案管理的相关要求,现将2021届毕业生档案整理及转递相关事宜安排如下:

一、 工作内容及要求

1.各毕业班辅导员为毕业班级档案转递工作的直接责任人,对本班毕业生的档案材料内容和档案转递地址负全责。各学院书记、副书记为本学院档案转递工作的监督人,对档案整理及转递的相关工作要给予足够重视,安排好相关场地,并随时督导检查。

2.以学院为单位,填写《毕业生档案转递信息汇总表》,上交电子版即可,发送给马老师。同时以班级为单位填写《毕业生档案邮寄地址确认表》,学生本人对邮寄地址核对无误后签字,辅导员签字,学院盖章,上交纸质版一份给行政楼116室任老师。

3.根据档案管理相关政策,为使学生本人尽快享受学生档案由“学籍档案”转为“人事档案”后所享有的各项服务,学校不再对正常毕业学生的档案进行保存,按照各学院上报的《毕业生档案转递信息汇总表》,对学籍档案进行EMS寄发。转递工作在毕业生离校后2个月内完成,届时具体档案去向将在校园网公布,望毕业生及时确认。

4.毕业生档案邮寄地址的选择。

各学院在填写《毕业生档案转递信息汇总表》时,要包括所有毕业班的学生,延迟毕业的学生也要填入。在选择档案的邮寄地址时,基本原则是“邮寄地址应与学生个人派遣证保持一致”。具体分为以下几种情况:

1)对未就业及就业但单位不接收档案的学生,档案邮寄地址应填写为派遣地(一般为生源所在地)的毕业生就业主管部门(师范生为教育局,非师范生为人社局)。省内生源学生严格按照《河北省各地级市、县档案转递地址明细表》填写地址、接收人和电话。外省生源学生需本人联系生源地,核实自己的档案接收地,填写详细地址,要求接收人姓名及电话号正确,确保准确投递。

2)对签订并上交学校三方协议书的已就业学生,且用人单位有接收档案资格的,学生派遣证是派遣到用人单位的,档案转寄到有接收档案资格的用人单位。

3)考研的毕业生,按录取通知书(或调档函)地址填写档案邮寄地址;考研学校要求自带档案的,毕业生在《毕业生档案邮寄地址确认表》里,地址一栏写“考研自带到**学校”,并签名。

4)其他特殊情况需自带档案的,学生需提出申请,经学生处批准后,在《毕业生档案邮寄地址确认表》里,地址一栏写“自带”,并签名。但学生自带的档案如当地不接收,学校将不进行二次转递。

5)档案材料不全或其它特殊情况的(学籍表填写结业、无高中档案、无成绩单、当兵、退学、休学、留级等),档案需暂时留存在学校,在《毕业生档案转递信息汇总表》里“档案是否留存学校”一栏选“是”,并在“档案留存学校原因”一栏写明原因。

5.毕业生要认真填写档案袋正面内容,派遣地地址要详细到县(区);档案袋正面右上角标注学号。比较特殊的,沧州户籍(含所辖县市区及外埠回沧就业)非师范类普通高校毕业生档案要按要求将信息标识打印贴于学生档案袋封面。(沧州的具体要求详见学工群5.18号通知)

6.装档及投递档案的工作在各学院内完成,学生处提供档案袋和封条。以学院为单位,所有毕业生的档案装档完成后,与学生处联系,学生处检查无误后,学院封档、扣档案章并邮寄档案。

二、档案材料目录如下

1.新生入学登记表(学生处发)

2.学年鉴定表(学生处发)

3.派遣证(学生处发)

4.成绩单(教务处)

5.实习鉴定表(教务处)

6.学籍表(教务处)

7.大学生体能测试表(体育学院 教务处)

8.毕业生登记表(学生处发)毕业生登记表加盖学生处“同意毕业”章后,到党政办公室加盖学校公章

9.高中阶段相关档案材料

10.正式党员材料装入档案中,非正式党员需转正的材料不装入档案中(组织部)

11.学士学位审批表

12.奖励相关材料(奖学金、优秀毕业生、优秀学生干部的审批表等)

13.处分材料(学生处)

请各学院尽快核查现有学生档案材料,如准备齐全可以装档的,与学生处档案室联系,领回本学院毕业生档案和封条,开始整理毕业生档案。务必确保档案材料正确齐全, 避免档案材料缺失,避免装错材料、张冠李戴。

未尽事宜咨询电话2370801 马老师 2370808 任老师

附件:附表(包含河北省各地级市、县档案转递地址明细表,毕业生档案转递信息汇总表,邮寄地址确认表3个表格)

学生处

2021年6月7日